Administração


Constitui obrigação da Secretaria Municipal de Administração a prática das seguintes atividades:
 
  • executar e  supervisionar o controle das atividades de administração geral da Prefeitura e encaminhar relatório  a SMAIC .
  • Executar atividades relativas ao recrutamento, á seleção, á avaliação do desempenho, á gerência do sistema de carreiras, dos planos de lotação e demais atividades de natureza técnica da administração de pessoal; conforme fluxograma.
  • Executar atividades relativas aos direitos e deveres, aos registros e aos controles funcionais, ao controle de freqüência; mantendo relatório a disposição da SMAIC;
  • Providenciar sistema operacional de gerenciamento de informação sobre pessoal no nível de detalhamento: nome/ matricula/ cargo/ função/ lotação/vencimentos/ data de admissão anualmente mantendo à disposição da SMAIC.
  • Elaborar folhas de pagamento e aos demais assuntos relacionados aos prontuários dos servidores públicos municipais para verificação da SMAIC in loco.
  • Organizar e coordenar programas de capacitação do pessoal da Prefeitura e encaminhar programa anualmente para a SMAIC
  • Promover os serviços de inspeção de saúde dos servidores para efeitos de admissão, licença, aposentadoria e outros fins legais, bem como a divulgação de técnicas e métodos de segurança e medicina do trabalho no ambiente da Prefeitura com finalidade de proteger aintegridade do servidor no local de trabalho e promover sua saúde gerando relatório anual para verificação da SMAIC in loco;  
  • Elaborar normas e atividades referentes á padronização, á aquisição, ao recebimento, á conferência, ao armazenamento, à distribuição e ao controle de material e encaminhar à SMAIC para conhecimento e promunciamento quando for o caso; 
  • Realizar processos de licitações para efetivara contratação de obras e serviços necessários ás atividades da Prefeitura e enviar relatorio mensal à SMAIC; 
  • Promoveratividades de tombamento, registro, inventário, proteção e conservação dos bens móveis e imóveis da Prefeitura;
  • Elaborar normas e a promover atividades relativas á distribuição, controle do andamento, á triagem e ao arquivamento dos processos e dos documentos em geral que tramitam na Prefeitura;
  • Guardar e controlar a utilização dos veículos leves da Prefeitura e encaminhar a SMAIC para analise e pronunciamento;
  • Contratar administrativamente pessoal para a prestação de serviços temporários aos órgãos da Prefeitura;
  • Elaborar estudos sobre normas e estruturas organizacionais, métodos e processos de trabalho da Administração Municipal, visando a sua modernização e melhoria de qualidade e encaminhar à SMAIC;
  • Promover e supervisionar asatividades de informatização da Prefeitura;
  • Assinar os contratos administrativos de pessoal para a prestação de serviços temporários á Prefeitura;
  • Promover e coordenar os serviços de recrutamento, seleção, treinamento e capacitação, controle funcional, classificação de cargos, direitos, deveres e responsabilidades dos servidores municipais e demais atividades relativas a pessoal
  • Assinar os editais de concursos públicos e determinar sua publicação;
  • Designar os nomes para compor as comissões organizadoras de concursos públicos, bem como para fiscais de provas, quando o concurso for realizado diretamente pela Prefeitura e enviar à SMAIC para conhecimento;
  • Conceder licenças aos servidores na forma da legislação em vigor; promoção, exoneração, de servidores e comunicar à SMAIC;
  • Estabelecer normas de controle de freqüência do pessoal da Prefeitura para efeitos de pagamento, merecimento e tempo de serviço; conforme decreto do Prefeito e enviar à SMAIC.
  • Examinar e decidir, em primeira instância, todas as questões relativas a direitos, vantagens, deveres e responsabilidades do pessoal, enviando á Procuradoria Jurídica, quando entender necessário, aquelas questões que exigirem pareceres jurídicos específicos e encaminhar relatorio para SMAIC;
  • Executar medidas relativas aquisição ou alienação de bens patrimoniais mobiliários e imobiliários da Prefeitura, bem como as que digam respeitodestinação do material inservível ou em desuso . Solicitando parecer da SMAICsobre as medidas a serem  tomadas         
  • Promover e supervisionar os serviços de portaria, limpeza, comunicações, zeladoria e conservação dos prédios, instalações, máquinas e equipamentos da Prefeitura;
  • Declarar a inidoneidade de fornecedores, executores de obras e prestadores de serviços cujo procedimento justifique esta medida, observadas as disposições regulamentares;
  • Aplicar e fazer aplicar as leis e regulamentos referentes ao pessoal da Prefeitura, orientando e fiscalizando a sua execução;
  • Avaliar, informar e encaminhar todos os requerimentos de servidores cuja decisão caiba á chefia superior;
  • Providenciar anualmente os levantamentos setoriais para o plano de lotação nominal e numérica dos órgãos da Prefeitura e encaminhar à SMAIC;
  • Registrar os remanejamentos ou transferências de qualquer natureza dos servidores municipais, de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos;
  • Promover o levantamento dos dados necessários á apuração de merecimento dos servidores para efeito de promoção;
  • Coordenar as medidas necessárias á elaboração da escala anual de férias dos servidores da Prefeitura, de acordo comos mapas preenchidos e remetidos pelos órgãos municipais, assegurando a emissão e a entrega dos respectivos avisos;
  • Promover a instrução de processos para a concessão de licenças, na forma de legislação em vigor;
  • Supervisionar as atividades de capacitação e desenvolvimento funcional dos servidores da Prefeitura; 
  • Cumprir os atos de provimento, posse e vacância de cargos e enviar à SMAIC;
  • Executar e atualizar as atividades de registro da vida funcional dos servidores da Prefeitura;
  • organizar e manter atualizados os fichários de pessoal, estabelecendo, entre outros, os seguintes registros dos servidores ocupantes de cargos de chefia, direção e assessoramento; à disposição da Prefeitura; servidores da Prefeitura á disposição de outros órgãos; lotação de pessoal por órgão;  servidores afastados ou desligados por qualquer motivo, inclusive por aposentadoria;  classificação de pessoal por categoria funcional mantendo arquivo para verificação in loco;
  • organizar e manter atualizados os arquivos com toda a documentação referente área  funcional dos servidores para verificação in loco;
  • promover a apuração do tempo de serviço dos servidores para todo e qualquer efeito;
  • providenciar a elaboração da declaração dos bens dos servidores a ela sujeitos e proceder o respectivo registro;
  • organizar e manter o registro da freqüência dos funcionários;
  • promover a identificação e a matricula dos servidores e fazer emitir as carteiras de identidade funcional;
  • providenciar a elaboração das folhas de pagamento, bem como dos registros a elas relacionados;
  • promover a averbação e a classificação dos descontos, o controle e a liquidação das consignações de terceiros e outras alterações afins;
  • controlar os proventos de aposentados e pensionistas;
  • controlar o pagamento do salário-família, do adicional por tempo de serviço e outras vantagens dos servidores previstas na legislação em vigor;
  • informar aos servidores, na época própria, as faixas e valores a serem descontados na fonte para fins de imposto de renda e outros;
  • elaborar, mensalmente, as relações e guias de recolhimento das importâncias devidas pela Prefeitura e das contribuições devidas pelos servidores aos órgãos e fundos de previdência e assistência social;
  • calcular e conferir os cálculos das indenizações trabalhistas dos servidores da Prefeitura;
  • fazer elaborar a RAIS (Relação Anual de Informações Salariais), para efeito de distribuição das cotas do PIS/PASEP;
  • organizar e dirigir os programas e projetos na área social para os servidores municipais;
  • participar e colaborar no estudo e proposição de medidas que visem melhorar as condições sociais, materiais, de saúde e segurança do trabalho;
  • avaliar e acompanhar os casos de solicitação de transferência e de licença por razões de inadaptação funcional;
  • realizar a seleção e atendimento dos casos para concessão de benefícios e auxílios aos servidores;
  • assegurar o atendimento aos servidores que procurem ou sejam encaminhados ao setor, localizando suas dificuldades de ordem financeira, social, funcional ou relacionadas com seus dependentes;
  • acompanhar e controlar licenças médicas, propondo medidas para sua diminuição;
  • coordenar e manter os benefícios direcionados aos servidores;
  • propor e coordenar a implantação e execução de planos e programas de saúde, acompanhamento social, uniformização, alimentação e nutrição, subvenções e auxílios e outros nas áreas econômica e social para os servidores municipais;
  • organizar e dirigir os serviços de recrutamento e seleção de servidores, através de concursos para as diversas áreas da Prefeitura;
  • acompanhar o processo de admissão dos servidores;
  • coordenar o levantamento das necessidades de treinamento nos diversos órgãos da Prefeitura;
  • organizar planos e programas de capacitação e aperfeiçoamento para os servidores municipais, de acordo com as necessidades detectadas e as prioridades estabelecidas;
  • articular-se com instituições e órgãos especializados e manter-se informado a respeito de técnicas e inovações na área de treinamento e capacitação e desenvolver ações visando a sua utilização;
  • implantar sistema de avaliação dos programas realizados;
  • realizar atividades que visem integrar o servidor ao ambiente de trabalho e conscientizá-lo de seu papel de agente de mudança no processo de aperfeiçoamento institucional e organizacional da Prefeitura;
  • manter informações e registros sobre cursos e treinamentos realizados, por natureza e por área de serviço;
  • manter atualizado o cadastro de empreiteiras de obras e demais prestadores de serviços;
  • determinar, tendo em vista o montante da licitação, o modo pelo qual será realizada a licitação, obedecidos os limites fixados na legislação;
  • garantir que as Comissões Permanentes de Licitação recebam e abram as propostas nos prazos e horas solicitando aos presentes a rubrica dessas propostas;
  • publicar os editais de licitações e demais atos da Comissões Permanentes de Licitação que, por força da legislação, tenham que ser publicados;
  • afixar em local acessível aos interessados cópia do edital e dos convites, disponibilizando-os para a venda, conforme o caso;
  • coordenar e supervisionar a elaboração de convites e relativos ás concorrências e ás tomadas de preços para de obras e serviços enviar à SMAIC para parecer;
  • homologar os resultados das licitações procedidas, para homologação;
  • coordenar a elaboração de documentos e demais providências para a concretização dos contratos, uma vez aprovados;
  • analisar, a pedido dos órgãos interessados, os casos de inobservância e descumprimento de obrigações assumidas pelos contratados e aplicar as sanções cabíveis previstas em regulamento;
  • solicitar dados e esclarecimentos, quando necessário, dos órgãos envolvidos nos processos de contratação de obras e serviços;
  • orientar os órgãos da Prefeitura quanto aos procedimentos para solicitação de contratações de obras e serviços;
  • elaborar as contratações e aditivos contratuais e encaminahr à SMAIC para parecer;
  • assegurar o cumprimento de todas as formalidades legais do processo licitatório;
  • supervisionar a montagem dos processos de obras e serviços;
  • providenciar, a emissão do empenho decorrente do contrato e de suas alterações;
  • coordenar, orientar, controlar e fiscalizar as atividades referentes à aquisição, guarda e á distribuição de material permanente e de consumo, bem como ao registro, ao tombamento e ao controle do uso dos bens patrimoniais do Município;
  • promover a padronização e a especificação de materiais, a realização de estudos de mercado;
  • organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores, o catálogo de materiais de emprego mais freqüente na Prefeitura e o cadastro de preços correntes;
  • homologar produtos ou materiais mediante exame de sua qualidade, proceder a sua inclusão no catálogo de materiais e a inscrição dos respectivos fornecedores no cadastro próprio;
  • acompanhar e controlar o cumprimento das obrigações assumidas pelos fornecedores e manter junto ao Secretário as medidas cabíveis nos casos de inobservância ou descumprimento destas;
  • promover e acompanhar a elaboração de editais de licitação e convites para aquisição de materiais;
  • supervisionar as atividades de recebimento, conferência,  classificação, registro, armazenamento, distribuição e controle dos materiais;
  • promover  e supervisionar os  serviços de classificação, codificação, manutenção e registro do material permanente;
  • manter controle atualizado sobre a movimentação e localização do material permanente da Prefeitura;
  • assegurar a assinatura de termo de responsabilidade, pelas chefias das unidades da Prefeitura, relativo aos bens permanentes que lhe forem distribuídos;
  • determinar, pelo menos uma vez por ano, o inventário dos bens patrimoniais da Prefeitura;
  • programar as licitações para aquisição de materiais e equipamentos para os diversos órgãos da Prefeitura;
  • responsabilizar-se pelo cumprimento de todas as formalidades legais do processo licitatório;
  • solicitar dados e esclarecimentos, quando necessário, dos órgãos envolvidos nos processos de aquisição de materiais e equipamentos especializados;
  • orientar os órgãos da Prefeitura quanto aos procedimentos para formular as solicitações de material;
  • elaborar os quadros demonstrativos das licitações promovidas;
  • comunicar aos concorrentes os resultados da licitação;
  • manter estoques mínimo e máximo, assim como o ponto de ressuprimento para os diferentes materiais utilizados;
  • promover a manutenção atualizada da escrituração referente ao movimento  de entrada e saída do estoque existente;
  • orientar a realização periódica de inventário no almoxarifado;
  • controlar o recebimento do material remetido pelos fornecedores e conferir as especificações, qualidade, quantidade e prazos de entrega, frente aos contratos ou ordens de fornecimento expedido pela Prefeitura, formalizando a declaração de recebimento e aceitação quando forem verificados e considerados satisfatórios;
  • controlar o consumo de material por espécie e por repartição, para efeito de previsão e controle dos gastos e manter relatório para verificação in loco;
  • preparar extratos do movimento de entrada e salda do material e encaminhá-los na periodicidade determinada;
  • promover o recolhimento do material inservível ou em desuso e providenciar a redistribuição, recuperação ou venda, de acordo com a conveniência da Administração;
  • programar  conservação do estoque de serviços de manutenção de Obras.
  • manter atualizado o inventário do patrimônio mobiliário e imobiliário da Prefeitura e verificação in loco;
  • providenciar a confecção de plaquetas de  identificação dos bens permanentes; 
  • elaborar periodicamente demonstrativos globais de bens móveis e imóveis da Prefeitura e enviar à SMAIC;
  • conferir periodicamente junto aos órgãos da Prefeitura a carga de bens permanentes e seu estado de conservação, tomando as providências  cabíveis nos casos de desvio, falta de bens eventualmente verificada e má conservação e encaminhar relatorio à SMAIC; 
  • elaborar mapas relativos a cada unidade da Prefeitura com o movimento de incorporação de bens móveis, o saldo do mês anterior e as baixas existentes e encaminhar relatório a SMAIC;
  • fazer o tombamento dos bens imóveis da Prefeitura e providenciar o registro da escritura, o termo de doação ou qualquer outro documento ligado á forma de incorporação do bem ao acervo da Prefeitura;
  • manter atualizada a documentação relativa á aquisição, á localização e ao tombamento dos bens imóveis e manter relatório para verificação in loco;
  • coordenar os serviços de recebimento e controle da movimentação de documentos e papéis que dão entrada na Prefeitura;
  • propor normas relativas à simplificação de rotinas de tramitação de processos e documentos e encaminhar à SMAIC;
  • zelar para que o atendimento aos munícipes seja feito com presteza, eficiência e urbanidade;
  • elaborar normas para as atividades de guarda e arquivamento de papéis e documentos e assegurar seu cumprimento e encaminhar à SMAIC;
  • coordenar os serviços de postagens e movimentação de correspondências;
  • avaliar e levantar necessidades de vigilância do prédio e instalações da Prefeitura e assegurar a execução desses serviços;
  • estabelecer normas e controles sobre consumo de energia elétrica, café, água, serviços de reprografia e de telecomunicações da Prefeitura e encaminhar à SMAIC;
  • planejar e supervisionar a aplicação de medidas de prevenção contra incêndios e Outros acidentes nas instalações da Prefeitura;
  • promover os serviços de manutenção dos móveis, máquinas, instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias da Prefeitura;
  • avaliar e fiscalizar permanentemente a prestação de serviços especializados na sua área de responsabilidade para fins, inclusive, de pagamento;
  • coordenar estudos sobre o aproveitamento e a distribuição de espaço nas repartições municipais visando a melhoria dos níveis de conforto e eficiência do atendimento, do ponto de vista dos servidores públicos;
  • organizar e dirigir os serviços de recebimento, classificação, numeração, distribuição e controle da movimentação de documentos e papéis que tramitam na Prefeitura;
  • manter o registro e controle da tramitação de processos e outros documentos, bem como do seu despacho final e da data do respectivo arquivamento, fornecendo aos interessados as informações solicitadas;
  • controlar os prazos de permanência dos papéis nos órgãos que os estejam processando, comunicando aos responsáveis os casos de inobservância das normas preestabelecidas;
  • fazer verificar se os papéis apresentados no protocolo preenchem as condições gerais estabelecidas para o recebimento de documentos e petições na Prefeitura e orientar as partes na sua regularização;
  • encaminhar os processos para arquivamento após receberem despacho final, mantendo os respectivos registros;
  • organizar os serviços de arquivo, zelando pela classificação, guarda e conservação de documentos, livros e outros papéis de interesse da Administração;
  • providenciar e orientar a busca para o fornecimento de certidões, quando regularmente requerida e autorizada por quem de direito;
  • providenciar, anualmente, em colaboração com a comissão para tal designada, a triagem da documentação, reservando a de valor administrativo e histórico e eliminando os papéis e documentos, de acordo com as normas que regem a matéria;
  • manter o Sistema de referência e os índices necessários á pronta consulta de qualquer documento arquivado;
  • prestar as informações aos diversos órgãos da Prefeitura a respeito de processos e papéis arquivados, efetuando o seu empréstimo, mediante recibo, quando solicitado;
  • organizar e supervisionar o sistema de atendimento e prestação de informações ao público;
  • implantar instrumentos de controle dos veículos leves da Prefeitura ou a seu serviço, visando a racionalização de seu uso e a economia de combustíveis e de gastos;
  • executar as atividades relativas ao reparo, á recuperação, á manutenção preventiva e á lubrificação dos veículos leves pertencentes à Prefeitura bem como daqueles que estiverem a seu serviço mediante contrato com terceiros;
  • dar visto as notas e faturas de serviços prestados por empresas prestadoras de serviços de transportes leves e fornecer dados sobre os serviços executados para fins de empenho e apropriação de custos;
  • organizar diariamente a programação de uso dos veículos leves pelas diversas unidades da Prefeitura, de acordo com as normas e critérios definidos;
  • autorizar a saída dos veículos leves, de acordo com a programação estabelecida, mantendo rigoroso controle de horários, distâncias percorridas e, no caso dos veículos próprios, consumo de combustível;
  • autorizar o abastecimento dos veículos próprios de acordo com as necessidades, conferindo o consumo com a quilometragem percorrida, fazendo elaborar mapas diários - de controle de consumo;
  • organizar e manter atualizado o inventário mensal de gastos com transportes leves e manter relatório para verificação in loco;
  • promover sindicâncias nos casos de acidentes com os veículos leves da Prefeitura e esclarecer as respectivas causas e responsabilidades;
  • recolher e consertar os veículos acidentados e elaborar relatórios com dados completos sobre a ocorrência de acidentes;
  • organizar e orientar a execução dos serviços de reprografia, portaria, copa, limpeza, zeladoria e conservação nas instalações da Prefeitura;
  • providenciar as medidas e instalações de prevenção contra infortúnios ou acidentes;
  • programar e acompanhar as atividades de conservação e recuperação de instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias da Prefeitura;
  • inspecionar periodicamente as instalações, móveis e equipamentos da Prefeitura, visando levantar as necessidades de consertos, reposições e serviços de conservação;
  • realizar estudos sobre a viabilidade e conveniência da informatização nos diversos setores e atividades da Prefeitura;
  • programar e supervisionar as atividades necessárias ao planejamento, análise, definição e documentação dos sistemas a serem processados;
  • dirigir e orientar os trabalhos de programação, operação e controle dos serviços em execução;
  • coordenar-se permanentemente com os usuários e as fontes de coleta de dados, de forma a aperfeiçoar os fluxos necessários á eficiência dos serviços;
  • definir padrões técnicos de desempenho e rendimento na execução dos serviços;
  • planejar e coordenar as atividades relativas ao desenvolvimento de sistemas;
  • supervisionar a manutenção periódica dos equipamentos de informática e demais aparelhos e equipamentos necessários. 
 

 

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